چرا از چک‌لیست‌ها استفاده می‌کنیم؟ جنبه‌های مختلف کارایی چک‌لیست‌ها چیست؟ چرا برای درست کردن و استفاده از چک لیست مقاومت می‌کنیم؟
نویسنده: عباس سیدین
آتول گوانده، یکی از نویسنده‌هایی است که خیلی دوستش داریم، در کتاب مانیفست چک لیست ایده‌ای ساده و ظاهراً دم دستی را مطرح می‌کند: در کارهای مختلف استفاده از چک‌لیست جلوی خیلی از مشکلات و خطاها را می‌گیرد. در مواجهه با این کتاب، سوالی که مطرح می‌شود این است که استفاده از چک لیست مگر چقدر موضوع عجیبی است که نیاز باشد کسی درباره‌اش یک کتاب بنویسد، آن هم یک پزشک جراح؟
چرا چک لیست؟
آقای گوانده می‌گوید کارهای ما، پروژه‌های فردی و گروهی و سازمانی که انجام می‌دهیم آنقدر پیچیدگی دارد که یک نفر یا یک تیم نمی‌تواند همه‌ی مسائل را در هر لحظه تحت نظر داشته باشد و در ذهنش آماده‌ی برخورد با همه‌ی جنبه‌ها باشد. یعنی هم کارهایمان پیچیده است و هم ذهنمان محدود. راه‌حل این مشکل ترکیبی استفاده از چک لیست است. همان‌طور که در اپیزود ۴۲ پادکست خلاصه کتاب بی‌پلاس هم تعریف کردیم، گوانده از مشاغل و صنایع مختلف مثال می‌زند و با قدرت روایت و داستان‌گوییش به ما نشان می‌دهد که چک لیست چه کارایی‌هایی دارد. در پزشکی، در هوانوردی، در صنعت ساختمان و… و البته اینها را به عنوان مثال می‌گوید تا بتوانیم کارکردهای دیگر و زمینه‌های دیگر استفاده از چک لیست را خودمان تصور کنیم.
چرا سراغ چک لیست نمی‌رویم؟
می‌توان چند دلیل اصلی و کلی را برای استفاده نکردن از چک‌لیست معرفی کرد. اول این تصور است که «کار آنقدر پیچیده است که چک‌لیست فقط پیچیدگی و دردسر را بیشتر می‌کند» و دوم اینکه «چک‌لیست انعطاف‌پذیری ما را در حل مساله کم می‌کند». دلیل بعدی این است که در خیلی از موارد عادت ما این است که به قضاوت و تخصص فرد متخصص اتکا کنیم؛ و فرد متخصص (خلبان یا جراح یا مهندس) هم به این موضوع عادت کرده. هم ما و هم متخصص انتظار داریم که وقتی مشکلی پیش می‌آید آن تخصص و علم و مهارت ناگهان جلو بیاید و در حل مشکل کمک کند.
آتول گوانده برای هرکدام از این دلایل جواب قانع کننده‌ای دارد.
او دو نوع چک‌لیست مختلف معرفی می‌کند: چک‌لیستی برای کنترل کردن اینکه مورد مهمی از قلم نیفتاده باشد، و چک‌لیستی که با کمک آن اطمینان پیدا کنیم که همه در جریان مسائل و پیچیدگی‌ها هستند.
کمک به کنترل پیچیدگی‌ها
گوانده می‌گوید اتفاقاً جایی که پیچیدگی کار زیاد می‌شود چک لیست کارایی خودش را نشان می‌دهد. او هم از اتاق عمل بیمارستان و هم از صنعت ساختمان مثال می‌زند. یک عمل جراحی -مثل ساختن یک برج بلند- کلی اجزای مختلف دارد و چک‌لیست کمک می‌کند تا افسار این پیچیدگی‌ها از دست ما در نرود. وقتی همه‌ی اعضای یک تیم جراحی یا یک پروژه‌ی ساختمانی بزرگ در جریان پیچیدگی‌ها و مسائل باشند، آن‌وقت احتمال کمتری دارد تا مساله‌ای از قلم بیفتد، یا کسی که مسئول حل مساله‌ای است از وقوعش باخبر نشود.
انعطاف‌پذیری در حل مساله
نوع دیگر چک‌لیست چیزی است که مثلاً در صنعت هوانوردی می‌بینیم؛ یعنی انواع چک‌لیست‌هایی که خلبان‌ها در اختیار دارند تا در مواقع حساس مثل برخاستن و فرود‌آمدن هواپیما یا موقع بروز نقص از آنها استفاده کنند. کار این چک‌لیست‌ها با نوع قبلی فرق‌هایی هم دارد. چک‌لیست یک خلبان مشکلات و خطاهای رایج را کنترل می‌کند تا ذهن خلبان آزاد باشد تا به جنبه‌های دیگر هم فکر کند. در زمان بروز یک مشکل حاد می‌خواهیم ببینیم مشکل از کجا است. سوال این است که آیا مشکل یک خطای ساده و محتمل است، یا چیزی است کاملاً غیر عادی که در هر صد سال یک بار اتفاق می‌افتد؟ اینجا چک‌لیست باعث می‌شود دقیقاً در جایی که نیاز داریم منعطف باشیم و به ایده‌های غیرعادی فکر کنیم دستمان و البته ذهنمان برای این کار باز باشد و همچنان نگران این نباشیم که مورد دم دستی را جا انداخته‌ایم.
متخصص قهرمان
یکی دیگر از دلایل مقاوت در برابر استفاده از چک‌لیست اعتماد ما و خود متخصصین به تخصص و مهارتشان است. در کتاب توصیف می‌کند گروهی از پزشک‌ها و پرستارهای یک بخش مراقبت‌های ویژه تعجب کردند که مجبورند چک‌لیستی را استفاده کنند که بدیهی‌ترین چیزها را در کارشان چک می‌کند؛ چیزهایی مثل شستن دست‌ها یا ضدعفونی کردن محل نصب سرنگ ویژه. اما در عمل دیدند که اتفاقاً همین چیزهای پیش پا افتاده است که گاهی از قلم می‌افتد و دردسر درست می‌کند. پس تصور این افراد متخصص از خودشان و حضور ذهنشان تصور درست و دقیقی نبود.
تشخیص بهبود کیفیت دشوار است
دلیل دیگر و شاید آخر در تعلل ما برای استفاده از چک لیست این است که وقتی از چک لیست استفاده می‌کنیم تشخیص بهبود کیفیت کار، سخت می‌شود. چون خیلی از خطاها از همان ابتدا جلوشان گرفته شده. نه اینکه بعد از اتفاق افتادن دنبال حل کردن مشکل باشیم. این باعث می‌شود اثرگذاری چک‌لیست به صورت فوری به چشم نیاید. آتول گوانده در کتاب از کار جراحی خودش مثال می‌زند که چک‌لیست چقدر جلوی اشتباه‌ها را گرفته، اما اگر چک‌لیست نبود این اشتباه‌ها همیشه خود را به عنوان شانس، عدم آمادگی یا مشکلات فنی نشان می‌دادند.
کتاب مانیفست چک لیست نشان می‌دهد که این ابزار ساده چطور کمک می‌کند تا بتوانیم پیچیدگی‌ها را کنترل کنیم و در صورت نیاز در حل مساله انعطاف‌پذیر باشیم؛ اما لازمه‌ی اینها این است که تصورمان را از توانایی‌های فرد متخصص اصلاح کنیم و توجه داشته باشیم که در موارد زیادی این خطاهای ساده، غفلت‌ها و فراموشی‌ها هستند که مشکل درست مي‌کنند، نه عدم مهارت یا دانش کافی.
- تصویر این یادداشت را از سایت safetyculture برداشته‌ام.
خلاصه کتاب استثنایی‌ها، داستان موفقیت کتاب استثنایی‌ها از مالکوم گلدول با نام کامل Outliers; the story of success درباره‌ی آدم‌های بیشتر بخوانید
خلاصه کتاب رمز محبوب شدن پشت این فیلم، کتاب، موسیقی، سریال‌ها و حتی جوک‌هایی که یک دفعه سروصدا به پا بیشتر بخوانید
خلاصه کتاب نقطه عطف کتاب نقطه عطف از فراگیرشدن پدیده‌ها و ایده‌های اجتماعی صحبت می‌کنه. چی میشه که یک موزیک بیشتر بخوانید
سلام و وقت بخیر
خیلی هم خوب بود و خدا قوت به آقای سیدین و علی آقا بندری و آقای صدیق فر
سلام،از این متن جامع در مورد چک لیست تشکر میکنم،پایدار باشید
سلام
يکي از دلايلي که جذب پاد کست هاتون شدم نحوه تعريف جناب بندري هستش
احساس مي کني روبروته و برات داره کتاب رو تعريف مي کنه
دليل دوم کتاب هايي هست که انتخاب مي کنين که فوق العاده اس
سوم اهنگ هايي که وسط پاد کست پخش مي شه فوق العاده اس
واقعا دمتون گرم
هم علي بندري
هم عباس سيدين
و هم اقاي صديق فر
موسيقي اقاي پيمان
دمتون گرم
سلام. عرض ادب و احترام.
این کتاب رو من با کمک پادکست شما تو شرکتمون پرزنت کردم به خاطر اهمیت بالاش و با پیگیری هایی که انجام دادیم الان تو اغلب کارها داره از چک لیست استفاده میشه. تقریبا هر کار جدیدی که به وجود میاد بچه ها به صورت خودکار تو اولین گام دنبال تهیه چک لیست برای انجام مراحل کار میرن.
با تشکر فراوان و ارزوی موفقیت