روزی که ایمیل ابداع شد هیچ‌کس فکرش را نمی‌کرد که به بلای جان کار و کارمند تبدیل شود، اما شد. سوال این است که همه‌ی ایمیلها مهم و مفید و سازنده هستند؟ آیا همه‌ی آنها باعث پیشرفت پروژه‌های کاری فرد می‌شوند؟ کدام ایمیلها و چطور اینها را از بقیه تفکیک کنیم؟
نویسنده: عباس سیدین
افسانه‌ی اینباکس خالی، یا زندگی سراسر رنج است!
ایمیل راه ارتباطی تازه‌ای بود که در نظر اول باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شد و جلوی کلی کاغذبازی و رفت‌و‌آمد‌های بیهوده را می‌گرفت؛ اما با گذر زمان جواب دادن به ایمیلها به یک شغل دوم اجباری برای همه تبدیل شد. هر کارمند و مدیری علاوه بر پیش بردن عملی کارها و حل مساله، با تعداد زیادی -و واقعاً در خیلی از موارد با کوهی- از ایمیلها روبرو است که باید جواب بدهد و ایمیل که قرار بود شفای درد باشد به بلای جان تبدیل شد.
بلای جان و کار
در کتاب «ذهن حواس جمع» خواندیم که طبق یک آمار، یک کارمند دفتری به طور متوسط روزانه صد پیام دریافت می‌کند. اگر هر خواندن و جواب دادن هر پیام فقط دو دقیقه وقت بگیرد، یعنی هر کارمند روزانه سه ساعت و بیست دقیقه را صرف جواب دادن به پیام‌هایش می‌کند.
خلاصه کتاب ذهن حواس‌جمع را در اپیزود ۴۷ پادکست فارسی بی‌پلاس بشنوید
علاوه بر زمانی که صرف پاسخ دادن به پیام‌ها می‌شود، تحقیقات نشان داده که بعد از هر پیام چیزی حدود ۱ دقیقه هم طول می‌کشد تا فرد بتواند حواسش را دوباره به کارش جمع کند. آیا همه‌ی این پیام‌ها مهم و مفید و سازنده هستند؟ آیا همه‌ی آنها باعث پیشرفت پروژه‌های کاری فرد می‌شوند؟ به هیچ وجه! تخمین می‌زنند که دست کم یک چهارم این ایمیلها اصلاً نباید ارسال می‌شدند.
پکیج آموزشی: چطور اینباکس خود را خالی نگه داریم
همان‌طور که دردسر و سردرد کارمندها از مواجهه با ایمیل‌های بی‌پایان اوج می‌گرفت عده‌ای شروع کردند به پیدا کردن راه‌ها و ترفند‌ها و اصطلاحاً «هک»هایی برای مدیریت ایمیلها. محتوای زیادی تولید شد که قرار بود به آدم‌ها یاد بدهد با چه روشی اینباکس خود را خالی نگه دارند. مقاله‌ها، دوره‌های آموزشی و کتاب‌های با این موضوع را به راحتی می‌توانیم ببینیم. «۱۰ گام برای رام کردن اینباکس»، «آیا می‌خواهید اینباکس خود را صفر کنید ولی زندگیتان تباه نشود؟» «خوشبختی یعنی اینباکس خالی».
هدف همه‌ی این مقاله‌ها و دوره‌های آموزشی و کتاب‌ها هم این بود که افراد در آینده‌ای نامعلوم بتوانند به نیروانا برسند، به سعادت، به روزی که اینباکسشان خالی شده باشد و همه‌ی ایمیلها را جواب داده باشند.
در مقابل، نیر ایال نویسنده‌ی کتاب«ذهن حواس‌جمع» از پایه با این رویکرد مخالف است. او هم تایید می‌کند که خیلی فرساینده است که آدم هر روز صبح با انبوهی از ایمیلها روبرو شود و آخر وقت حجم این ایمیلها حتی بیشتر هم شده باشد.
چرا نمی‌توانیم ایمیل را رها کنیم؟
اولین و عملی‌ترین دلیل این است که ایمیل ابزار ارتباطی است که همه دارند از آن استفاده می‌کنند. فقط وقتی می‌توانیم از دستش خلاص شویم که همه همزمان آن را رها کنند؛ و چنین اتفاقی هم هیچ وقت نخواهد افتاد. آخرین باری که همه‌ی نوع بشر با هم یک تصمیم همزمان گرفتند کی بوده؟
درست است که اینجا از مضرات ایمیل و فرهنگ استفاده از ایمیل گفتیم اما این ابزار فقط هم مضر و فرساینده نیست. همه‌ی اعضای تیم پادکست فارسی بی‌پلاس دور از هم کار می‌کنند و اگر ایمیل نبود شاید امکان چنین همکاری به وجود نمی‌آمد. اما قضیه فقط مفید بودن ایمیل، یا فراگیر بودنش نیست. چیزهایی در روان ما هم هست که ظاهراً جنبه‌ی منفی اثر ایمیل را تشدید می‌کند.
ایمیل یک محصول و ابزار عادت‌ساز است. هربار که به اینباکسمان سر می‌زنیم در ذهن و روانمان انگار داریم قمار می‌کنیم. چه پیام مهم یا هیجان‌انگیزی ممکن است آنجا منتظرم باشد؟ همین انتظار و هیجان یکی از مهمترین دلیل‌هایی است که باعث می‌شود نتوانیم دست از چک کردن ایمیلمان برداریم. بی. اف. اسکینر روان‌شناس رفتارگرا حیوانات و مخصوصاً کبوترهایی را تربیت کرده بود که برای گرفتن پاداش درست همان رفتاری را انجام دهند که او می‌خواست؛ حتی رفتارهای خیلی پیچیده. ما هم مثل آن کبوترهای اسکینر هستیم. مدام به اینباکسمان نوک می‌زنیم و پاداشمان هم هیجان و انتظار است (فرقی هم ندارد هیجان مثبت باشد یا منفی که این خودش نکته‌ی مهمی است).
چیز دیگری که باعث می‌شود نتوانیم از چک کردن ایمیل دست برداریم میل عمیق ما به همکاری و مقابله به مثل است. برای ما آدم‌ها خیلی سخت است که جواب کسی را ندهیم، به درخواست کمک کسی واکنش نشان ندهیم و کلاً آدم‌های اطرافمان را نادیده بگیریم. هر ایمیل برای ما مثل دستی است که به همکاری دراز شده و نفشردن آن دست، برایمان کار خیلی سختی است.
مواجهه با واقعیت
همه‌ی اینها را گفتیم اما بالاخره باید تلاش کنیم تا هرچقدر که می‌توانیم زمانی را که صرف جواب دادن ایمیلها و پیام‌ها را (که عمدتاً هم غیرضروری هستند) کنترل کنیم. آقای نیر ایال نویسنده‌ی کتاب «ذهن حواس جمع» پیشنهادهایی برای حل این مشکل دارد. او می‌گوید باید افسانه‌ی اینباکس خالی را رها کرد. باید با این واقعیت روبرو شد، هرچقدر هم سخت باشد، باید بالاخره بپذیریم که در زندگی ایمیل‌هایی هست که هیچ وقت جوابی نخواهند گرفت. اما کدام ایمیلها؟ چطور اینها را از هم تفکیک کنیم؟ و اینکه اصلاً چطور حجم ایمیل‌های دریافتی را کم کنیم؟ پیدا کردن راه‌کارهای عملی باعث می‌شود جنبه‌ی روانی ماجرا هم برایمان سبک‌تر شود و بتوانیم با راحت‌تر با این واقعیت روبرو شویم که اینباکس ما هرگز خالی نخواهد بود و نخواهد شد.
به‌سوی نیروانا با اینباکس غیرخالی!
اولین نکته که شاید در نظر اول به چشم نیاید این است که هرچقدر به ایمیلها سریعتر و بیشتر جواب بدهی ایمیل‌های بیشتری دریافت می‌کنی؛ چون به آدم‌های دیگر این فرصت را می‌دهی که سر حرف را بگیرند و ادامه بدهند. نیر ایال می‌گوید یکی از راه‌های خوب این است که اگر امروز شنبه است و همکاری از شما سوالی پرسیده یا چیزی خواسته که قرار است تا سه شنبه تحویل بدهید، صبر کنید و همان سه‌شنبه جواب را به دستش برسانید. می‌توانید تنظیم کنید که یک ایمیل چه وقت ارسال شود. از این امکان استفاده کنید! شگفت‌زده خواهید شد وقتی ببینید چه ایمیل‌هایی که در نظر اول ضروری یا اضطراری به‌نظر می‌رسیدند، با کمی صبر کردن بی‌فایده و بی‌ربط به‌نظر خواهند رسید. با این روش می‌توانیم حجم ایمیل‌های دریافتی را کم کنیم.
قدم بعدی این است که چطور به ایمیل‌های باقی‌مانده جواب بدهیم؟ راهی که کتاب «ذهن حواس‌جمع» پیشنهاد می‌کند این است که ایمیلها را به دو دسته‌ی «فوری» و «بعداً» تفکیک کنیم. اول صبح (یا هر ساعتی که از قبل تعیین می‌کنیم) ایمیل‌های رسیده را خیلی سریع نگاه می‌کنیم و تصمیم می‌گیریم که آیا همین امروز باید جواب بدهیم یا بعدتر. از قبل هم باید برای خودمان مشخص کنیم که این «بعدتر» دقیقاً کی است؟ کدام روز و ساعت از هفته را قرار است صرف پاسخ دادن به ایمیل‌های غیرفوری کنیم؟
با یک برچسب ساده یا ساختن یک پوشه همه‌ی ایمیل‌های غیرفوری را از جلوی چشم برمی‌داریم تا آن وقتی که از قبل مشخص کرده‌ایم برسد و سراغشان برویم. اینطوری تعداد ایمیل‌هایی که هر روز باید جواب بدهیم به چند ایمیل فوری یا ضروری محدود می‌شود. و البته می‌توانیم همیشه یادداشتی را به صورت پیش‌فرض به پایان ایمیل الصاق کنیم که «من فلان روزها به ایمیلها جواب می‌دهم»)
مزیت دیگر این روش این است که وقتی زمان مشخصی را برای جواب دادن ایمیلها تعیین می‌کنیم، می‌توانیم با خیال راحت و با راندمان خیلی بالاتری به ایمیلها جواب بدهیم. دیگر لازم نیست مدام روند کار و فکرمان را قطع کنیم تا دو ایمیل را جواب بدهیم و بعد دوباره با تلاش و سختی کار را از سر بگیریم. همین باعث می‌شود راندمان کار ما بالاتر برود.
زندگی سراسر رنج است
برای اینکه بتوانیم به چنین راهکارهایی عمل کنیم یا روش‌های مشابهشان را برای خودمان پیدا کنیم باید اول از همه با این واقعیت روبرو بشویم که هیچ کس نمی‌تواند همه‌ی کارها را کامل انجام بدهد. این شبیه حرفی است که در کتاب «اصل‌گرایی» هم خواندیم. باید فکر کنیم و تصمیم بگیریم که کدام کار و فعالیت برایمان اهمیت بیشتری دارد. اینباکس خالی، یا جواب دادن به همه‌ی ایمیلها شاید از نظر روانی جذاب باشد، یا شاید فکر کنیم که برای پیش‌برد کارمان مفید است، اما واقعیت این است که در اغلب موارد کار اصلی و هدف اصلی چیز دیگری است و ایمیل در بهترین حالتش فقط یک ابزار است. مواجه شدن با این واقعیت که نمی‌توان همه‌ی کارها را کامل انجام داد، یعنی بپذیریم چیزهایی هست که همیشه از دسترس و توان ما خارج خواهد بود. این واقعیت یکی از معانی همان جمله‌ی قدیمی است که می‌گوید «زندگی سراسر رنج است»!
ـــــــــــــــــــــــــــــــــ
تصویر اصلی یادداشت کاری از Brian Tromp است
ما برای برنامه‌ریزی به راهنمایی نیاز داریم. نیر ایال در کتاب ذهن حواس جمع یادمون میده از ابزار و تکنیک‌هایی بیشتر بخوانید
کدوم ارزشمندتره؟ روی کاری تمرکز کنیم و کامل انجامش بدیم و بعد بریم سراغ کار دیگه‌ای یا به اصطلاح مالتی بیشتر بخوانید
در اپیزود ۳۷ پادکست خلاصه کتاب بی‌پلاس خلاصه‌ای از کتاب کی ترفندهایی برای زمان‌بندی عالی از دنیل پینک را شنیدیم. بیشتر بخوانید